kancelaria biegłych rewidentów choszczno sp. z o.o.


... podatki, księgowość, badanie bilansu...

... audyt, doradztwo gospodarcze ...

Przechowywanie faktur w postaci papierowej dla wielu przedsiębiorców wiąże się z dodatkowymi kosztami. W ramach obowiązującego prawa i celem minimalizacji kosztów, coraz więcej podmiotów rozważa możliwość zmiany sposobu przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz paragonów i innych dokumentów dla celów podatkowych, tj. rozpoczęcia archiwizacji tych dokumentów jedynie w postaci elektronicznej (skanów).

Odpowiadając na zadane na wstępie pytanie należy wskazać, że zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z kolei zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a powołanej ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2014 r., kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych, a także niezaistnienia przesłanek określonych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. Jeżeli w chwili powstania obowiązku podatkowego podatnik nie dysponuje fakturą bądź dokumentem celnym, moment powstania prawa do odliczenia u nabywcy przesuwa się na moment otrzymania faktury bądź dokumentu celnego.

Zgodnie z art. 112 ustawy w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2015 r., podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na podstawie art. 106m ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z ustawą, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, zaś przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Reasumując, obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych kontrahentom i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w dowolny sposób, w tym także w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Sposób ten jednak musi zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie istnieją żadne ustawowe przeszkody do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści; ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur służących za podstawę zwrotu poniesionych przez pracowników kosztów, otrzymanych w papierowej formie, w formie obrazów elektronicznych tj. skanów, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur jest jak najbardziej możliwe. Stanowisko to potwierdzają również najnowsze interpretacje organów podatkowych (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 roku (IBPP3/443-1391/14/JP).

 

Bartłomiej Kurant

młodszy konsultant podatkowy

Bartł omiej.kurant@isp-modzelewski.pl

tel. 022 515 30 60 wew. 125

źródło: Kancelaria Podatkowa ISP Modzelewski – Kancelaria Podatkowa ISP Modzelewski.

Serwis Doradztwa Podatkowego – nr 000292 – 23 marca 2015 r.

Kontakt

prezes:
tel. 663401073

wiceprezes:
tel. 691846473

sekretariat:
tel. 957657221

księgowość:
tel. 957689905
fax:957689904

---------------------------
e-mail: kancelaria@wchoszcznie.pl
---------------------------------------------------
Kancelaria Biegłych Rewidentów
Choszczno Sp.z o.o.

ul. Wojska Polskiego 2a
73-200 Choszczno

NIP 594-13-96-180


KRS 0000141262

<
Zastrzeżenie prawne:

Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za treść dokumentów i informacji publikowanych na tym blogu oraz za ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Użytkownik korzystając z dokumentów i informacji publikowanych na tym blogu czyni to na własną odpowiedzialność i ryzyko.