Zacznijmy od tego czym w ogóle jest KSeF.

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to system służący do odbioru oraz udostępniania, a także przechowywania faktur, w formie ustrukturyzowanej*. 

*Faktura ustrukturyzowana to „dokument” w formacie informatycznym i rozszerzeniu „XML”, który zbudowany jest z logicznej struktury w aktualnym schemacie FA(3).

Brzmi bardzo technicznie prawda? To dlatego, że cały KSeF to tak naprawdę infrastruktura IT, a więc wymaga pewnych sformułowań, ale proszę nie przejmuj się tym, w dalszej części tej ulotki wszystko krok po kroku wyjaśnię posługując się możliwie najmniej językiem technicznym.

Zobrazujmy sobie to co się zmieni, w tym celu – najpierw przyjrzyjmy się aktualnemu schematowi działania.

1. Wykonujesz usługę lub sprzedajesz towar swojemu klientowi.

2. Wystawiasz fakturę VAT przy użyciu programu komputerowego i po prostu ją drukujesz (lub wysyłasz w PDF na maila klienta), albo wypisujesz ręcznie na druczku.

3. Twój klient otrzymuje od Ciebie fakturę i ją opłaca.

4. Zbierasz swoje faktury kosztowe oraz sprzedażowe i przekazujesz komplet do biura księgowego w papierze lub w PDF po zakończeniu miesiąca.

5. Twoje Biuro te faktury księguje, rozlicza podatki, wysyła Ci informację o wysokości podatków do zapłaty, a do urzędu skarbowego przekazuje deklaracje podatkowe w sposób elektroniczny – np. JPK_V7M – czyli w telegraficznym skrócie VAT-7.

Jak zatem analogiczna sytuacja wyglądać będzie po wejściu w życie KSeF?

1. Tak jak dotychczas wykonujesz swoją usługę lub sprzedajesz towar klientowi.

2. I tu zaczyna się zabawa, ponieważ wystawiasz fakturę ustrukturyzowaną, a zatem potrzebujesz do tego odpowiedniego narzędzia w postaci oprogramowania – systemu do wystawiania faktur. Nie będzie już bowiem możliwości wystawiana faktur ręcznie, czy pisania ich w Wordzie/Excel’u. Dlaczego? Właśnie dlatego posłużyłem się tymi technicznymi sformułowaniami o strukturze na początku, przy okazji definiowania systemu KSeF – ani Word, ani Excel nie umożliwi Ci wystawienia faktury w strukturze FA(3). Do tego potrzebujesz po prostu odpowiedniego programu. Załóżmy, że takie oprogramowanie posiadasz, czy też Twoje biuro księgowe udostępnia Ci taki system w panelu klienta, albo po prostu korzystasz z udostępnionej przez Ministerstwo Aplikacji Podatnika KSeF i wystawiłeś już taką fakturę.

2a. Tutaj zaczyna się kolejna zabawa, ponieważ jeżeli zakładałeś że ją po prostu wydrukujesz (podgląd w PDF) i przekażesz klientowi, to niestety – tak to wyglądać nie będzie. Wystawioną fakturę musisz przesłać do KSeF, używając do tego odpowiedniego połączenia między programem do fakturowania, a systemem KSeF (o tym w dalszej części ulotki). Faktura trafiając do KSeF, trafia również na konto Twojego klienta, który ją sobie z tego KSeF pobierze. Tak samo i Ty pobierzesz z KSeF swoje faktury kosztowe. W tym miejscu muszę zaznaczyć, że nie wszystkie Twoje faktury kosztowe, a także nie każda wystawiona przez Ciebie faktura sprzedaży musi trafić do KSeF – o tym też w dalszej części tej ulotki.

3. Klient opłaca fakturę pobraną z systemu KSeF.

4. Co dalej? Ano dalej albo upoważnisz swoje Biuro Księgowe by mogło samodzielnie pobierać faktury z Twojego systemu KSeF (o tym jak to zrobić i kiedy to będzie możliwe – również w dalszej części ulotki), albo pobierzesz faktury ze swojego systemu KSeF i przekażesz je Biuru Księgowemu – wszystko to odbywać się będzie w sposób między Wami uzgodniony. Dalej już w zasadzie bez większych zmian po Twojej stronie.

5. Biuro Księgowe księguje otrzymane faktury, rozlicza podatki, wysyła Ci informację o wysokości podatków do zapłaty, a do urzędu skarbowego przekazuje deklaracje podatkowe w sposób elektroniczny – np. JPK_V7M – czyli w telegraficznym skrócie VAT-7.

Już na pierwszy rzut oka widać, że zmiany są bardzo duże i dotyczą – przede wszystkim fakturowania, a więc obowiązków po stronie – przede wszystkim Przedsiębiorców!

Drugą bardzo istotną zmianą jest zmiana formuły obiegu dokumentów pomiędzy sprzedawcą i nabywcą, a także pomiędzy klientem a biurem rachunkowym.

WSZYSTKIE TE ASPEKTY ZNAJDZIESZ DOKŁADNIE OPISANE W TEJ ULOTCE, DLATEGO TAK WAŻNE JEST ABYŚ ZAPOZNAŁ SIĘ Z JEJ TREŚCIĄ!

Kogo tak naprawdę dotyczy KSeF i od kiedy należałoby się tym tematem zająć na poważnie?

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, to ten temat Ciebie po prostu dotyczy.

Niezależnie od tego czy jesteś podatnikiem VAT, czy też korzystasz ze zwolnienia z podatku VAT – musisz zapoznać się z mechanizmami działania KSeF.

Prawie każdy przedsiębiorca, z drobnymi przecież tylko wyjątkami, operuje (w dużym uproszczeniu) dwoma rodzajami dokumentów: przychodami (sprzedażą) i kosztami (zakupami).

Zatem nawet jeżeli w dalszej części ulotki wyczytasz, że w zasadzie wystawiasz takie faktury, które do KSeF trafić nie muszą, to zastanów się czy np. nie tankujesz auta którego używasz w firmie, nie księgujesz w koszty faktury za telefon służbowy, nie masz leasingu, czy jakichkolwiek innych dokumentów, które przekazujesz do swojego biura księgowego, żeby „wrzucili” Ci je w koszty.

Jeżeli już wiesz, że w zasadzie temat Ciebie dotyczy, zastanawiasz się od kiedy będziesz miał obowiązek wysyłać faktury do KSeF?

Ustawodawca w tym zakresie wprowadził różne terminy i tak:

– od 1 lutego 2026 roku w KSeF obowiązkowo wystawiać faktury będą podmioty tzw. „duże”, u których sprzedaż w roku 2024 przekroczyła 200 mln złotych.

– od 1 kwietnia 2026 roku w KSeF obowiązkowo wystawiać faktury muszą podmioty pozostałe, czyli w zasadzie wszyscy, z pewnym wyjątkiem dotyczącym tzw. „osób wykluczonych cyfrowo*”, bowiem dla nich terminem fakturowania w KSeF będzie 1 stycznia 2027.

*„Osoby wykluczone cyfrowo” to bardzo wąska grupa podatników, u których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza miesięcznie 10 000 zł. Warto zwrócić uwagę w tym miejscu, że osoby mieszczące się w tym zakresie, nie będą zwolnione z KSeF w zakresie faktur kosztowych, czyli to „wykluczenie cyfrowe” jest z praktycznego punktu widzenia – po prostu bardzo pozorne. Na dodatek, uprawnienie pozwalające Ci przejść na KSeF od 2027 roku, utracisz już w momencie wystawienia faktury, która przekroczy 10 000 zł w danym miesiącu. Także musiałbyś tego bardzo skrupulatnie pilnować we własnym zakresie.

Powyższe terminy oznaczają tylko jedno – do KSeF, rozumianego jako system, wchodzimy wszyscy od 1 lutego 2026, bowiem nawet jeśli obowiązek wysyłania faktur sprzedażowych powstaje u nas od 1 kwietnia 2026, to przecież zdecydowana większość księguje w kosztach faktury za paliwo, telefon, czy np. leasing, a podmioty które wystawiają faktury za te koszty – zdecydowanie przekraczają 200 mln obrotu, czyli swoje faktury wyślą do KSeF już od 1 lutego 2026 roku, skąd będziesz musiał je pobrać.

No dobra, to kiedy powinienem zacząć przygotowywać się do KSeF?

Jeżeli dotychczas nie podjąłeś jeszcze żadnych kroków w tym zakresie, to powinieneś w momencie czytania tego akapitu… okej, najpóźniej po przeczytaniu całej tej ulotki. Zresztą zapoznając się z jej treścią robisz już milowy krok w kierunku zorientowania się w swoich obowiązkach i zakresie współpracy z Twoim Biurem Księgowym.

Wspomnieliśmy już, że nie wszystkie faktury muszą znaleźć się w KSeF, a zatem jak wyglądają zasady fakturowania w KSeF?

W tym temacie musimy przyjąć, że do KSeF muszą być wysyłane wszystkie faktury, z pewnymi wyjątkami, mianowicie:

– do KSeF można, ale nie trzeba wysyłać faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (B2C) – bez NIP nabywcy,

– w KSeF nie będzie faktur wystawianych na przez podatników, którzy nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium naszego kraju,

– w KSeF nie będzie również faktur dokumentujących transakcje realizowane bez udziału polskiego oddziału firmy zagranicznej,

– do KSeF nie prześlemy noty korygującej, czy duplikatu faktury, a także faktur proforma – ze względu na charakter tych dokumentów,

– do KSeF nie trafią także faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT w zakresie:

a) usług ubezpieczeniowych,

b) udzielania kredytów i pożyczek,

c) w zakresie poręczeń, gwarancji i innych zabezpieczeń transakcji finansowych,

d) w zakresie depozytów pieniężnych,

e) usług, których przedmiotem są udziały lub instrumenty finansowe,

f) transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy.

– w KSeF nie będzie też faktur wystawianych przez podatników korzystających z procedur szczególnych, takich jak: procedura OSS nieunijna, procedura importu OSS, procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób,

– w KSeF nie będzie faktur czy paragonów za przejazdy autostradą, czy jednorazowych biletów za przejazd.

– w KSeF nie będzie też faktur VAT RR (wystawianych przez nabywców, a dokumentujących zakup od rolnika ryczałtowego), jeżeli rolnik ryczałtowy nie złoży w systemie oświadczenia o tym, że jest rolnikiem ryczałtowym i nie wskaże tego nabywcy jako osoby uprawnionej.

Ponadto, każda wysłana do KSeF faktura musi mieć NIP sprzedawcy!

Warto również w tym miejscu dodać, że faktury uproszczone, te wystawiane na kasie fiskalnej do 450 zł, mogą być nadal wystawiane poza KSeF w okresie przejściowym – do końca roku 2026.

Hmm… skoro obowiązek wysyłania do KSeF dotyczy faktur, to będąc podatnikiem zwolniony z VAT mogę przecież wystawić rachunek, a rachunki nie są wysyłane do KSeF! Ominę w ten sposób obowiązek KSeF?!

I tak i nie. Zasadniczo każdy przedsiębiorca ma obowiązek wystawiać faktury, przy czym przedsiębiorca zwolniony z VAT może wybrać czy wystawić rachunek czy fakturę, ale decyzję w tym zakresie podejmuje, uwaga – nabywca! Wystarczy bowiem, że zgłosi żądanie wystawienia faktury i już mamy taki obowiązek. Jeżeli takiego żądanie nie zgłosi – możemy wystawić rachunek. Dlatego w tej materii zalecamy dużą ostrożność, tak żeby nie przekombinować i potem nie okazało się, że wystawiony rachunek, de facto jest fakturą, bo zawiera np. wszystkie wymagane ustawowo pozycje, by za fakturę go uznać.

Czyli… załóżmy, że jest 1 kwietnia 2026, idę jak zwykle do hurtowni i zamawiam towar, co dalej z fakturą, zapłatą?

Nie otrzymasz faktury do ręki, a zakładam że to była właśnie Twoja pierwsza myśl – zasadniczo, bo będą pewne wyjątki, o czym przeczytasz w dalszej części tej ulotki, np. z powodu awarii dostępności systemu.

Załóżmy jednak, że wszystko działa jak należy i zamówiłeś w hurtowni towar.

Sprzedawca poprosi Cię o podanie numeru NIP i wyśle Tobie fakturę do systemu KSeF skąd ją sobie możesz pobrać, zwizualizować i w końcu opłacić, jeśli była wystawiona na przelew.

Wysłana do KSeF faktura będzie miała dodatkowy numer KSeF, nadawany przez system automatycznie. Numer ten jest bardzo ważny, ponieważ od stycznia 2027 roku obowiązkowo trzeba będzie używać go do wykonania przelewu za fakturę VAT.

Poznałem już ogólne zasady funkcjonowania systemu e-faktur i wygląda na to, że skoro prowadzę firmę w Polsce  – nie mam wyjścia, a zatem jak tam się dostać do tego KSeF’u?

Żeby zalogować się, a tak naprawdę uwierzytelnić w systemie KSeF – czyli pokazać systemowi, że ja to faktycznie ja, osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą potrzebować będzie:

– profilu zaufanego lub

– certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

– certyfikatu KSeF.

UWAGA! Nieco inaczej wygląda sytuacja, jeżeli prowadzisz działalność np. w formie spółki, tutaj najpierw musisz złożyć do urzędu skarbowego druk ZAW-FA i wskazać dla tej spółki osobę uprawnioną do uwierzytelnienia w KSeF. Dopiero po nadaniu Ci uprawnień jako osobie fizycznej, będziesz mógł się uwierzytelnić w KSeF.

Druk ZAW-FA możesz pobrać pod tym linkiem: https://www.podatki.gov.pl/media/7525/zaw-fa-01-18.pdf

Jeżeli już masz złożony ZAW-FA, albo jeśli prowadzisz działalność jednoosobową i go nie potrzebujesz składać, możemy przejść dalej i skupimy się na najbardziej popularnym rozwiązaniu i dostępnym systemowo bezpłatnie, czyli profilu zaufanym i Certyfikacie KSeF.

Uwaga! Podmioty prawne mogą także posłużyć się pieczęcią elektroniczną.

Profil zaufany

Co zatem mamy do wykonania, aby poprawnie uwierzytelnić się w KSeF i wygenerować dla siebie Certyfikat KSeF (więcej o nim w dalszej części ulotki)?

1. Musimy zweryfikować czy mamy profil zaufany oraz czy jest on ważny.

2. W tym celu przechodzimy na stronę https://www.gov.pl/web/profilzaufany/ i wybieramy w zależności od tego czy już go posiadamy (2) czy chcemy założyć (1).

3. Po wybraniu opcji (1) czyli założenia profilu zaufanego, postępujemy zgodnie ze wskazówkami na ekranie. Tożsamość możemy potwierdzić poprzez naszą bankowość elektroniczną, rozmowę wideo z urzędnikiem, e-dowód (wymagany czytnik NFC) lub po prostu w dowolnej placówce np. ZUS czy urząd gminy/miasta.

3a. Po wybraniu opcji (2) kiedy mamy już profil zaufany, logujemy się do niego wykorzystując do tego nazwę użytkownika lub mail i hasło, albo przy pomocy banku – jeżeli połączyliśmy nasz profil zaufany z bankiem w którym mamy konto.

4. Będąc już zalogowanym w profilu zaufanym klikamy w strzałkę (1) przy naszym identyfikatorze, profil zaufany (2) i szczegóły profilu (3):

5. Następnie w nowo otwartym ekranie zjeżdżamy na dół strony i sprawdzamy tę pozycję, która zdradza nam informację, do kiedy nasz profil zaufany jest ważny, jeżeli nie jest ważny – trzeba odnowić jego ważność:

Certyfikaty KSeF

Skoro mamy już najważniejsze narzędzie do uwierzytelnienia swojej osoby w KSeF – profil zaufany, wygenerujmy dla siebie Certyfikaty KSeF w module MCU (moduł Certyfikatów i Uprawnień).

Jeden z Certyfikatów KSeF służy do uwierzytelnienia się w KSeF, drugi natomiast do wystawiania faktur offline (o czym w dalszej części ulotki) – będą one działać od 1 lutego 2026 roku!

1. Przechodzimy na stronę: https://mcu.mf.gov.pl/web/login (na dzień pisania ulotki jest to odrębny moduł, natomiast docelowo ma zostać przeniesiony do systemu KSeF 2.0) i wybieramy logowanie profilem zaufanym:

2. Wpisujemy NIP naszej firmy i klikamy „Uwierzytelnij”.

3. W kolejnym okienku klikamy „Podpisz”

4. Logujemy się do naszego profilu zaufanego.

5. Jeżeli wszystko poszło zgodnie z planem ukaże nam się następujący ekran:

6. W polu numer (1) powinien być Twój numer NIP, w pozycji nr (2) mamy obsługę Certyfikatów, a w pozycji nr (3) mamy obsługę Uprawnień.

7. Zacznijmy od Certyfikatów i wybierzmy (2), rozwinie się lista i będziemy mogli Zawnioskować o Certyfikat lub zobaczyć Listę tych które posiadamy. Jeżeli jesteś tutaj pierwszy raz – lista powinna być pusta.

8. Wybierzmy zatem „Wnioskuj o Certyfikat”. Po przejściu na stronę wpisujemy dowolną nazwę własną Certyfikatu, ustalamy dla niego hasło – zwróć uwagę co musi zawierać i czego nie może! Ponieważ jak wcześniej wspominałem, jeden z Certyfikatów służy do uwierzytelniania się w KSeF, a drugi do wystawiana faktur offline, warto ująć sobie to w nazwie Certyfikatu. Jeżeli mamy podane dane, klikamy „Generuj”:

9. Następnie zaznaczamy odpowiednio pozycję jaki Certyfikat chcemy wygenerować, u mnie to Certyfikat do uwierzytelnienia, możemy też wskazać datę od której ma być ważny, a ważny będzie przez 2 lata od wskazanej daty i klikamy „Wyślij wniosek o wydanie Certyfikatu”:

10. Klikamy odśwież i po chwili mamy gotowy do pobrania Certyfikat, który zapisujemy na dysku z rozszerzeniem „*.crt”.

Z tego miejsca możemy również przejść do listy Certyfikatów, lub zawnioskować o kolejny. Zatem wygenerujmy drugi Certyfikat do wystawiana faktur offline, przechodząc ponownie przez punkty od 8 do 10, przy czym w punkcie 9 wybieramy pozycję pierwszą „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.

Certyfikaty wygenerowane i zapisane na dysku!

UWAGA! Nie przekazuj nikomu swoich Certyfikatów i hasła!!! Powinieneś posługiwać się nim wyłącznie samodzielnie, ewentualnie wprowadzić go do systemu w którym będziesz łączyć się zdalnie z KSeF, np. do fakturowania.

Kolejny etap związany z Modułem Certyfikatów KSeF to Nadawanie Uprawnień.

Będąc nadal zalogowanym w MCU, przechodzimy do zakładki „Uprawnienia” z lewej strony panelu i w tym miejscu możemy: Dodać administratora, nadać komuś uprawnienia, zarządzać nadanymi uprawnieniami i sprawdzić jakie są mi przypisane uprawnienia w danym podmiocie – gdyby ktoś mi takowych udzielił. Szczegóły dotyczące tego zakresu znajdują się w dalszej części ulotki.

Ważne w tym momencie jest ustalenie model współpracy z Biurem Rachunkowym. Jeżeli Biuro Rachunkowe będzie potrzebowało by nadać uprawnienia np. księgowemu, wówczas możliwe to będzie właśnie w tym miejscu. Jeżeli to będzie konieczne – Twoje Biuro Rachunkowe z pewnością Cię o tym poinformuje.

Logowanie do Aplikacji KSeF

Przechodzimy do kolejnego etapu – logujemy się do Aplikacji KSeF.

Ważne – w momencie pisania niniejszej ulotki, uwierzytelnienie w systemie KSeF 2.0, w środowisku działającym w trybie testowym, możliwe jest wyłącznie poprzez:

– mechanizm testowy BomTox

– certyfikat kwalifikowany

– odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego

Link do Aplikacji KSeF 2.0: https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/

Możliwość logowania się przy użyciu innych metod dostępna będzie od 15 listopada, kiedy to Ministerstwo uruchomi Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym, zgodnie z powyższą ilustracją.

1. Zatem przechodzimy na wyżej wskazaną stronę (https://web2te-ksef.mf.gov.pl/web/) i testowo logujemy się do środowiska KSeF wybierając „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur):

2. Jak już wcześniej wspomniałem, na tym etapie działania systemu KSeF 2.0 możemy zalogować się testowo:

3. Wybieramy NIP firmy, wpisujemy NIP, zaznaczamy „Tak” i ponownie wybieramy „Podpis NIP”, wpisujemy nasz NIP:

4. I w tym momencie jesteśmy już w środowisku testowym KSeF 2.0:

Co znajdziemy w Menu:

a) Faktury – możemy w tym miejscu wprowadzić (wystawić) fakturę, wczytać fakturę z pliku „XML” oraz zobaczyć listę naszych faktur sprzedaży/zakupu, a także ewentualnie listę faktur podmiotu który nas w tym zakresie upoważnił,

b) Historia sesji – tutaj zobaczymy faktury wysłane w ramach tej sesji (logowania),

c) Uprawnienia – w tym miejscu możemy dodać Administratora, nadać uprawnienia, zarządzać nadanymi uprawnieniami, sprawdzić jakie sami mamy uprawnienia, gdyby ktoś inny nam je nadał.

d) Tokeny – tutaj wygenerujemy Token oraz sprawdzimy listę wcześniej wygenerowanych Tokenów.

e) Certyfikaty – dokładnie to samo co w opisywanym module MCU – przy czym moduł ten ma zostać przeniesiony do KSeF 2.0 od 1 lutego 2026 r.

Generujemy Token w Aplikacji Podatnika KSeF

Token to unikalny 40-znakowy kod, który działa na zasadzie klucza otwierającego te drzwi, do których został wygenerowany. Tokeny będą działać do 31.12.2026 roku. Już wyjaśniam dokładnie o co chodzi – krok po kroku:

1. Wybieramy z Menu w Aplikacji Podatnika „Tokeny” i „Generuj Token”, następnie wpisujemy nazwę Tokena i zakres uprawnień do niego przypisanych, a następnie „Generuj Token”. Przy zaznaczonej opcji jak poniżej, generujemy Token dla Biura Rachunkowego, żeby mogło przeglądać nasze faktury z KSeF:

2. Po kliknięciu „Generuj Token” pojawi nam się takie okno jak poniżej, z właśnie tym kodem, który jest Tokenem. Co jest bardzo istotnej w tym miejscu – tego kodu nie będziemy mogli ponownie zobaczyć, a więc „Kopiujemy” ten kod i np. wysyłamy do naszego Biura Rachunkowego, albo wklejamy do Panelu Klienta – jeżeli umożliwia on nam podglądanie faktur bezpośrednio z KSeF – wówczas Token ten, będzie takim łącznikiem między naszym systemem do fakturowania/panelem klienta, a systemem KSeF:

3. W zaznaczonym na powyższym obrazku „Lista Tokenów”, zobaczymy tylko nazwę Tokena który utworzyliśmy, Twórcę – czyli tę osobę która Token wygenerowała oraz datę jego aktywacji i ostatniego użycia. Tak jak wyżej wspominałem, jeżeli zagubimy kod – trzeba będzie Token „Unieważnić” i wygenerować nowy.

Nadajemy uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF

Aplikacja Podatnika umożliwia nam również nadanie uprawnień, tak aby ktoś w naszym imieniu mógł obsługiwać system KSeF. Przyjrzyjmy się tej części bliżej.

1. Wybieramy z Menu „Uprawnienia” i „Nadaj uprawnienie”, a w nowym oknie wybieramy Rodzaj uprawnień, np. „Osobie fizycznej do pracy w KSeF” – co umożliwi obsługę systemu KSeF innej, wskazanej przez nas osobie. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że istotne jest w pierwszej kolejności uzgodnienie z osobą której chcemy nadać uprawnienia co do zakresu, nie powinniśmy bowiem nadawać uprawnień komukolwiek, bez wcześniejszego ustalenia tej kwestii!

2. Następnie zaznaczamy opcję „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL” i uzupełniamy dane tej osoby:

3. W kolejnym kroku ustalamy zakres uprawnień do KSeF. Jeżeli chcemy, żeby dana osoba mogła wystawiać i przeglądać faktury w KSeF, zaznaczamy jak poniżej i klikamy „Nadaj uprawnienia”:

3. W „Zarządzaj uprawnieniami” będziemy widzieć kto jest uprawniony (NIP/PESEL), jaki ma zakres uprawnień, czy uprawnienia są aktywne oraz kto te uprawnienia nadał. Możemy też „Odebrać uprawnienia” w sytuacji gdy np. osoba której uprawnień udzieliliśmy już z nami nie współpracuje.

Uwaga! Wszystkie informacje przekazane powyżej są informacjami w niepełnym zakresie funkcjonalności Aplikacji Podatnika KSeF, wyselekcjonowane zostały te najważniejsze – mogące być koniecznymi do współpracy z Biurem Rachunkowym po wejściu w życie KSeF. Zakres współpracy – to czy Biuro będzie potrzebować Tokena, Certyfikatu, czy uprawnień – należy ze swoim Biurem skonsultować – ponieważ w zależności od mechanizmów i oprogramowania, ta współpraca może wyglądać na różny sposób. Biuro Rachunkowe z pewnością poinformuje Was o konkretnych wymaganiach i zakresie uprawnień, niezbędnym do dalszej współpracy i obsługi księgowej.

Pełną funkcjonalność Aplikacji Podatnika KSeF znajdziecie w poradniku dostawcy tego oprogramowania, czyli Ministerstwa Finansów pod linkiem:

KSeF to system informatyczny, czyli wymaga tego aby był sprawny i abyśmy mieli stałe łącze internetowe, a co jeśli któraś z tych rzeczy będzie szwankować?

No właśnie, co jeśli system nie będzie działać poprawnie? Ustawodawca i to przewidział! Wyróżniamy bowiem kilka trybów działania KSeF:

1. Tryb ONLINE

Wszystko działa idealnie, system KSeF przyjmuje faktury, my mamy połączenie i bez problemu wysyłamy je do KSeF. Data wystawienia faktury = data wysłania jej do KSeF. Tego byśmy sobie zawsze życzyli, ale pojawia nam się np. …

2. Tryb OFFLINE24

Tryb ten został przewidziany w sytuacji gdy system KSeF działa prawidłowo, ale po naszej stronie mamy problem z łączem internetowym. Z tego trybu może korzystać każdy z Przedsiębiorców, a żeby wystawić fakturę w trybie OFFLINE24 trzeba spełnić dwa warunki:

– wystawić fakturę według struktury FA(3) w postaci elektronicznej „xml”

– przesłać tę fakturę do systemu KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym, po dniu jej wystawienia (w celu nadania jej numeru KSeF)

Może się też zdarzyć, że po wystawieniu faktury, a przed przesłaniem jej do KSeF wystąpi awaria KSeF ogłoszona w BIP Ministerstwa Finansów oraz w oprogramowaniu interfejsowym – wówczas fakturę musimy dosłać w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu tej awarii.

Może też zdarzyć się taka sytuacja, że system KSeF będzie całkowicie niedostępny – „całkowita awaria KSeF” – ogłoszona w środkach społecznego przekazu – wtedy takiej faktury już nie dosyłamy do KSeF.

Powstaje w tym miejscu pytanie – jaka będzie data wystawienia tej faktury?

Ustawodawca wskazuje, że w takiej sytuacji, datą wystawienia faktury będzie data wskazana przez sprzedawcę na fakturze.

Czy zatem data otrzymania takiej faktury, będzie datą tożsamą z datą jej wystawienia?

Niekoniecznie, ponieważ co do zasady datą otrzymania faktury będzie data przydzielenia jej numeru KSeF – czyli momentu wpłynięcia tej faktury do KSeF lub data faktycznego jej otrzymania przez nabywcę, jeżeli faktura została udostępniona poza systemem KSeF np. podmiotowi zagranicznemu.

Okej, czy to wszystkie istotne informacje w tym zakresie?

Niestety nie, ponieważ w tym miejscu pojawiają nam się jeszcze Kody QR!

I tak na fakturze wystawionej w trybie OFFLINE24 powinny pojawić się dwa kody QR:

– z oznaczeniem OFFLINE – zapewnia dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikuje dane zawarte na tej fakturze

– z oznaczeniem CERTYFIKAT – potwierdzający tożsamość wystawcy faktury (To właśnie w tym celu potrzebny nam jest Certyfikat do wystawiania faktur offline, o którym w ulotce była mowa wcześniej)

Kwestie dotyczące kodów QR na fakturze są ściśle związane z obszarem IT Twojego systemu do fakturowania – także w tym miejscu powinieneś mieć po prostu odpowiednią wiedzę, natomiast  z technicznego punktu widzenia – Twoje oprogramowanie musi po prostu umożliwiać zawarcie tych danych na fakturach.

3. Tryb OFFLINE

Tryb ten został przewidziany w sytuacji kiedy system KSeF będzie niedostępny z uwagi np. na prace serwisowe, które zostały ogłoszone w BIP MF oraz komunikatach w oprogramowaniu interfejsowym KSeF. Jakie są zasady korzystania z tego trybu:

– wystawiamy fakturę w strukturze FA(3), elektronicznie w wersji „xml”,

– przesyłamy ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności KSeF, w celu nadania jej numeru KSeF.

Gdyby jednak pomiędzy okresem jej wystawienia, a wysłaniem do KSeF wystąpiła awaria lub całkowita niedostępność, postępujemy jak w trybie OFFLINE24.

W tej sytuacji również powinny się znaleźć na fakturze dwa kody QR – tak jak w trybie OFFLINE24.

4. Tryb AWARYJNY

Tryb ten został przewidziany w sytuacji kiedy system KSeF będzie niedostępny z uwagi na awarię, która została ogłoszona w BIP MF oraz komunikatach w oprogramowaniu interfejsowym KSeF. Jakie są zasady korzystania z tego trybu:

– wystawiamy fakturę w strukturze FA(3), elektronicznie w wersji „xml”,

– przesyłamy ją do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii w celu nadania numeru KSeF,

– udostępniamy fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Jeżeli w terminie 7-dniowym wystąpiłaby awaria lub całkowita niedostępność, postępujemy jak w trybie OFFLINE24.

W tej sytuacji również powinny się znaleźć na fakturze dwa kody QR – tak jak w trybie OFFLINE24.

5. Tryb AWARIA CAŁKOWITA

Tryb ten powstał dla sytuacji zagrożenia kraju lub infrastruktury (sytuacje nadzwyczajne). Sytuacja ta będzie miała miejsce kiedy zostanie ogłoszona w środkach społecznego przekazu – telewizji, radiu, prasie czy internecie. Jak działamy w tym trybie:

– wystawiamy fakturę w postaci papierowej lub elektronicznej,

– faktura nie musi mieć struktury FA(3),

– nie ma też obowiązku przesłania jej do KSeF,

– trzeba przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony – osobiście, mailowo lub innym dowolnym kanałem.

Faktura wystawiona w tym trybie nie musi mieć żadnego kodu QR!

Istotnym też, będzie tzw. „Potwierdzenie transakcji”, które MF obrazuje w ten sposób:

Nie jest to dokument, który uznaje się za fakturę, lecz dokument który miałby potwierdzać dokonanie konkretnej transakcji.

Zatem, jeżeli wysyłam swoje faktury do KSeF, nie będę mógł ich już w żaden sposób poprawić, czy zmienić w nich np. daty?

Dokładnie! Wysłana do KSeF faktura nie może zostać w żaden sposób zmieniona czy poprawiona. Jedyna możliwość w tej sytuacji, aby cokolwiek na niej zmienić – to wystawienie faktury korygującej – którą też przesyłamy do KSeF na zasadach takich samych, jak faktury zwyczajne.

Jeżeli korzystam z oprogramowania do fakturowania  – muszę go połączyć z systemem KSeF prawda?

Tak! Bardzo uważnie przeczytałeś treść ulotki! Jeżeli wystawiasz faktury w swoim programie lub Biuro Księgowe udostępniło Ci jakiś system musisz go połączyć z KSeF i do wyboru masz Token (działający do 31.12.2026) lub Certyfikat (działający od 01.02.2026). Wybór rozwiązania i sposobu połączenia będzie uzależniony od warunków technicznych systemu na którym pracujesz – czyli po prostu możliwości jakie da Ci Twój dostawca oprogramowania do fakturowania.

Rozumiem, że Biuro Rachunkowe może wystawiać faktury w moim imieniu i cały ten problem mam z głowy?

Niestety pewnie Cię tutaj zmartwię, ale zasadniczo Biuro Rachunkowe nie powinno wystawiać faktur w imieniu swoich klientów, a to ze względu na olbrzymią odpowiedzialność. Osoba wystawiająca fakturę odpowiada za jej treść, a nie ma przecież takiej możliwości, aby księgowa każdorazowo zweryfikowała zakres usługi i cenę, która jest fakturowana. Księgowa z pewnością pomoże Ci w kwestiach technicznych związanych z wystawianiem faktur, a nawet może dać Ci do tego oprogramowanie, ale zasadniczo nie powinna w Twoim imieniu wystawiać faktur, ze względów wskazanych powyżej oraz poniżej.

No dobrze, a jakie są kary za niestosowanie KSeF – czyli np. niewysyłanie faktur mimo obowiązku?

No i tutaj mam dobre i złe wieści. Dobre są takie, że kar/sankcji za nieprzestrzeganie przepisów o KSeF nie będzie do 31.12.2026 roku.

Złe są takie, że od stycznia 2027 kary będą wyglądały w uproszczeniu następująco:

– kara grzywny za niewystawienie faktury, albo wystawienie faktury w sposób wadliwy, a także nieprzechowywanie tej faktury czy też dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, jeżeli był taki obowiązek – do 180 stawek dziennych,

– kara grzywny za wystawienie faktury w sposób nierzetelny, albo posługiwanie się takim dokumentem do 720 stawek dziennych, albo kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obie te kary łącznie.

Stawka dzienna nie ma stałej wartości, określa ją sąd biorąc pod uwagę dochody sprawcy, warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.

Jak zatem będzie wyglądała współpraca z Biurem Rachunkowym kiedy KSeF już wejdzie w życie?

Tutaj już wchodzimy w aspekty techniczne, gdzie nie ma jednego rozwiązania dla wszystkich podmiotów na rynku usług księgowych, a wszystko będzie zależało od modelu współpracy z Twoim Biurem Księgowym. O tym w jaki sposób będziecie współpracować, czy biuro będzie przyjmować od Ciebie dokumenty jak dotychczas, czy będzie prosić Cię o nadanie uprawnień, czy wygenerowanie Tokena – na pewno Cię poinformuje. Może być też konieczna zmiana w umowie o świadczenie usług księgowych, ponieważ zmieniają się zasady „przekazywania” dokumentów do biura. Musisz zatem uważnie śledzić informacje ze swojego Biura Rachunkowego w tym zakresie, ponieważ jak sam wyczytałeś z powyższej ulotki – pewne aspekty są bardzo ważne dla prawidłowego funkcjonowania w erze KSeF.

Dobrze, podsumujmy zatem w punktach co muszę wiedzieć i umieć wykonać, nim nadejdzie 1 lutego 2026.

☐ Wiedzieć czym jest KSeF i jakie są związane z tym obowiązki (str. 1-2)

☐ Od kiedy obowiązuje mnie KSeF (str. 3)

☐ Jakie faktury wysyłam do KSeF, a jakich nie (str. 4)

☐ W jaki sposób będę odbierać faktury kosztowe/zakupowe (str. 5)

☐ Muszę uwierzytelnić się w KSeF, żeby to zrobić potrzebuję profilu zaufanego, a jeżeli prowadzę działalność w formie spółki – muszę najpierw złożyć w urzędzie skarbowym ZAW-FA (str. 5-6)

☐ Potrafić wygenerować sobie dwa Certyfikaty w KSeF (str. 7-9)

☐ Umieć zalogować się do KSeF przy użyciu np. profilu zaufanego (str. 9-11)

☐ Umieć wygenerować Token z właściwymi uprawnieniami (str. 11-12)

☐ Potrafić nadać uprawnienia w razie potrzeby (str. 12-14)

☐ Znać tryby wystawiania faktur w sytuacjach awaryjnych (str. 14-16)

☐ Mieć świadomość, że wysłanych do KSeF faktur nie można „poprawić” (str. 17)

☐ Upewnić się, że system w którym wystawiam faktury umożliwia połączenie z KSeF (str. 17)

☐ Przygotować się / wyszkolić w zakresie samodzielnego wystawiania faktur (str. 17)

☐ Zapoznać się z ewentualnymi sankcjami nieprzestrzegania zasad KSeF (str. 17)

☐ Uzgodnić zakres współpracy i aspekty techniczne ze swoim Biurem Rachunkowym (str. 18)