Przy zmianie biura rachunkowego najważniejsze jest ustalenie granicy odpowiedzialności. Obie strony powinny wiedzieć, kto rozlicza ostatni miesiąc współpracy, kto składa deklaracje i kto odpowiada za korekty. Dopiero na tej podstawie warto ustalać datę przeniesienia dokumentacji.
Zacznij od obecnej umowy
Sprawdź okres wypowiedzenia, formę jego złożenia i zasady wydania danych. Ustal, jakie prace są jeszcze niezakończone i czy wynagrodzenie obejmuje zamknięcie roku. Nie zostawiaj tych kwestii do dnia odbioru segregatorów lub eksportu z programu.
Przygotuj protokół przekazania
Lista powinna odpowiadać rodzajowi ewidencji. W zależności od firmy obejmie księgi, ewidencje VAT, deklaracje i potwierdzenia wysyłki, ewidencję środków trwałych, rozrachunki oraz dokumentację kadrową. Przy pełnej księgowości potrzebne będą również informacje o polityce rachunkowości i saldach.
W protokole wskaż okres, format plików i ewentualne braki. Sam folder nazwany „księgowość” nie daje pewności, że zawiera dane pozwalające kontynuować pracę. Nowe biuro powinno sprawdzić możliwość odczytu otrzymanych plików.
Uzgodnij sprawy otwarte
Przekaż informacje o wezwaniach urzędowych, kontrolach, nierozliczonych zaliczkach, sporach z kontrahentami i dokumentach oczekiwanych od dostawców. Wyznacz osobę, która odpowie na pytania dotyczące wcześniejszych okresów. Warto sporządzić krótkie zestawienie spraw z terminami.
Sprawdź dostęp i pełnomocnictwa
Ustal, jakie uprawnienia trzeba nadać nowemu biuru, a jakie odebrać dotychczasowemu po zakończeniu prac. Dotyczy to m.in. narzędzi księgowych, KSeF i właściwych usług urzędowych. Hasła właściciela firmy nie powinny zastępować imiennych uprawnień użytkowników.
Odbierz pierwsze rozliczenie po zmianie
Porównaj salda otwarcia, listę należności i zobowiązań oraz brakujące dokumenty. Rozbieżności wyjaśniaj od razu. Najlepszym potwierdzeniem sprawnego przejęcia jest to, że nowe biuro potrafi odtworzyć stan rozliczeń i wskazać następne terminy.
Skontaktuj się z KBR Choszczno, aby ustalić zakres i sposób przekazania dokumentów.
