Nie każdą fakturę trzeba wysyłać do księgowej. Część dokumentów kancelaria pobiera sama, a pozostałe przekazujesz ustalonym kanałem. Najważniejsze jest rozróżnienie, skąd pochodzi dokument i czy kancelaria ma dostęp do jego źródła. Ten poradnik opisuje zasady współpracy z naszą kancelarią — nie stanowi listy ustawowych terminów.
1. Faktury z KSeF — pobieramy po nadaniu uprawnień
Dokumenty dostępne w KSeF kancelaria pobiera do Rachmistrza GT lub Rewizora GT po nadaniu odpowiednich uprawnień. Najpierw potwierdź z nami, że dostęp został uruchomiony i działa. Samo korzystanie przez Twoją firmę z KSeF nie oznacza jeszcze, że kancelaria może pobrać jej faktury.
Nie wysyłaj drugi raz tego samego dokumentu
Jeżeli faktura została już pobrana, ponowne przesłanie jej e-mailem może utrudnić rozpoznanie duplikatu. Gdy nie masz pewności, zapytaj księgową, podając numer faktury i datę. Jeżeli do faktury potrzebne jest wyjaśnienie, opisz, czego dotyczy zakup albo z jaką sprawą wiąże się dokument. Samo pobranie faktury nie wyjaśnia wszystkich okoliczności transakcji.
2. Subiekt 123 — dostęp trzeba wcześniej udostępnić
Faktury Twojej firmy z Subiekta 123, które są poza KSeF, pobieramy samodzielnie tylko wtedy, gdy udostępnisz kancelarii odpowiedni dostęp do konta. Jeśli dostęp nie został uruchomiony, dokumenty przekazujesz samodzielnie uzgodnionym kanałem.
Dostęp zamiast hasła
Nie przesyłaj księgowej swojego hasła ani kodów logowania. Sposób nadania dostępu i konfigurację uzgodnij z Krzysztofem Skworcowem, który odpowiada za wdrożenia. Księgowe nie mają uprawnień do wdrażania danych do aplikacji. Po uruchomieniu dostępu ustalimy, które dokumenty pobieramy i czego nadal oczekujemy od Ciebie.
3. Pozostałe dokumenty przekazujesz cyfrowo
Dokumenty, których nie pobieramy z KSeF ani z udostępnionego Subiekta 123, przesyłasz e-mailem do przypisanej księgowej lub na swoje konto w Portalu Dokumentów InsERT — zgodnie z ustaleniami. Mogą to być na przykład umowy, dokumenty rozliczeniowe czy wyjaśnienia dotyczące nietypowych zdarzeń. Dokładna lista zależy od działalności i zakresu obsługi.
Wyciągi bankowe wysyłaj na e-mail księgowej
Przekazuj wyciągi w formacie PDF lub MT940, za cały uzgodniony okres i z uzgodnionych rachunków firmowych. Sprawdź, czy plik obejmuje wszystkie strony lub operacje. Pobierz właściwy format z banku — zmiana nazwy końcówki pliku z „pdf” na „mt940” nie zmienia jego zawartości.
Nie wysyłaj danych logowania do banku ani kodów zatwierdzających przelewy. Do przekazania wyciągu wystarczy plik. Jeśli nie możesz znaleźć właściwej opcji eksportu, zgłoś problem przed terminem przekazania dokumentów.
4. Portal Dokumentów — jeden dokument, jeden uporządkowany plik
Przed wysłaniem zbiorczego skanu podziel go na pojedyncze dokumenty. Trzy różne faktury powinny być rozdzielone, natomiast trzy strony tej samej faktury powinny pozostać razem. Nie dziel dokumentu wyłącznie według liczby stron.
Sprawdź czytelność i kompletność
Upewnij się, że skan nie jest obcięty, strony mają właściwą kolejność, a kwoty, daty i dane wystawcy są czytelne. Nie zasłaniaj informacji potrzebnych do rozliczenia. Zachowaj logiczną nazwę pliku, która pomaga rozpoznać dokument. Szczegółową instrukcję przygotowania i podziału plików znajdziesz w przewodniku klienta.
W Portalu Dokumentów udostępniamy również uzgodnione raporty i miesięczne wyniki. Sprawdzaj swoje konto i zgłaszaj pytania przypisanej księgowej. Dokumentów nie przesyłaj przez publiczny czat AI na stronie kancelarii.
5. Do kiedy wysyłać dokumenty i jak się kontaktować?
W naszej kancelarii dokumenty spoza KSeF przekazujesz do 7. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Przykładowo dokumenty dotyczące marca przygotowujesz do 7 kwietnia. Jest to termin organizacyjny współpracy z kancelarią.
Dane do wynagrodzeń ustalamy osobno
Listy płac oraz dane do ich przygotowania przekazujesz e-mailem do księgowej. Informacje o czasie pracy, nieobecnościach i zmianach zatrudnienia muszą dotrzeć w uzgodnionym terminie przed naliczeniem wynagrodzeń. Nie zakładaj, że zawsze można czekać do 7. dnia kolejnego miesiąca.
E-mail na co dzień, telefon w pilnych sprawach
W zwykłych sprawach napisz do przypisanej księgowej. W temacie podaj nazwę firmy, okres i krótki opis sprawy. Dzwoń w nagłych przypadkach, na przykład gdy sprawa wymaga reakcji jeszcze tego samego dnia. Jeśli brakuje dokumentu, poinformuj o tym — brak wiadomości nie wyjaśnia, czy dokument nie istnieje, czy tylko jeszcze nie dotarł.
6. Krótka checklista przed wysłaniem
- Sprawdź, czy kancelaria pobiera ten dokument z KSeF lub Subiekta 123.
- Wybierz jeden uzgodniony kanał przekazania.
- Sprawdź okres, kompletność stron i czytelność pliku.
- Rozdziel różne dokumenty; zachowaj razem strony jednej faktury.
- Wyciągi PDF lub MT940 wyślij na e-mail księgowej.
- Dodaj potrzebne wyjaśnienia i zgłoś braki.
- Dane płacowe przekaż w osobno ustalonym terminie.
7. Najczęstsze pytania
Czy każdą fakturę mam wysyłać e-mailem?
Nie. Najpierw sprawdź, czy pobieramy ją z KSeF lub z udostępnionego Subiekta 123. Pozostałe dokumenty przekazuj zgodnie z ustaleniami.
Czy wystarczy, że mam konto w Subiekcie 123?
Nie. Kancelaria musi otrzymać odpowiedni dostęp i potwierdzić jego uruchomienie. Do tego czasu nie zakładaj, że dokumenty są pobierane.
Czy wyciąg bankowy mogę zastąpić zdjęciem ekranu?
Prześlij wyciąg w uzgodnionym formacie PDF lub MT940. Zrzut ekranu może nie obejmować wszystkich operacji i danych potrzebnych księgowej.
Co zrobić, gdy dokument otrzymam po terminie?
Przekaż go niezwłocznie uzgodnionym kanałem i poinformuj księgową, jakiego okresu dotyczy. To ona ustali dalsze postępowanie w konkretnej sytuacji.
Kto pomoże mi uruchomić aplikację?
Za wdrożenia odpowiada Krzysztof Skworcow. Skorzystaj z kontaktu do kancelarii. Jeśli dopiero rozpoczynasz współpracę, wypełnij kwestionariusz nowego klienta.
Materiał ma charakter informacyjny i opisuje organizację współpracy z kancelarią. Zakres obsługi oraz sposób postępowania w indywidualnych sprawach wymagają uzgodnienia.
