Wybór między księgową na etacie a biurem rachunkowym zależy od ilości pracy i rodzaju informacji potrzebnych firmie. Sam koszt wynagrodzenia lub abonamentu nie wystarcza do podjęcia decyzji. Warto sprawdzić, jakie zadania muszą być wykonywane codziennie na miejscu i jakie mogą być realizowane zewnętrznie.
Kiedy przydaje się osoba wewnątrz firmy?
Pracownik księgowości może na bieżąco współpracować z magazynem, sprzedażą i zarządem. Jest blisko obiegu dokumentów i szybciej poznaje szczegóły operacyjne. Taki model warto rozważyć, gdy firma potrzebuje codziennego raportowania, wielu uzgodnień albo stałej obsługi wewnętrznych procesów.
Trzeba jednak zaplanować zastępstwo, szkolenia, narzędzia i nadzór nad pracą. Jedna osoba nie zawsze zapewnia wszystkie kompetencje potrzebne rozwijającej się organizacji.
Kiedy wygodniejsza jest obsługa biura?
Biuro rachunkowe może dopasować zakres do wielkości firmy i zapewnić organizację pracy zespołu. Model sprawdza się, jeżeli dokumenty są przekazywane terminowo, a zasady komunikacji i odpowiedzialności są jasno uzgodnione. Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić, co obejmuje obsługa i jak wyceniane są dodatkowe zadania.
Porównaj pełny koszt
Przy etacie uwzględnij całkowity koszt zatrudnienia, oprogramowanie, szkolenia, stanowisko pracy i organizację zastępstwa. Przy biurze policz abonament, obsługę kadr, zamknięcie roku, dodatkowe raporty i konsultacje. Zestawiaj oferty dla tego samego zakresu czynności.
Możliwy jest również model mieszany
Pracownik firmy może przygotowywać dokumenty, kontrolować należności i opisywać koszty, a biuro prowadzić rozliczenia. Warunkiem jest uzgodnienie, kto zatwierdza dokumenty, kto wyjaśnia różnice oraz kto odpowiada za raport końcowy. Bez tego zadania mogą się dublować albo pozostać niewykonane.
Trzy pytania przed decyzją
- Jakie informacje finansowe są nam potrzebne codziennie, a jakie raz w miesiącu?
- Ile czasu faktycznie zajmuje przygotowanie i rozliczenie dokumentów?
- Jak zapewnimy ciągłość pracy podczas nieobecności osoby prowadzącej księgowość?
Dobrym punktem wyjścia jest lista zadań z ostatniego miesiąca. Zaznacz czynności powtarzalne i te wymagające oceny specjalisty. Taka lista pozwala dobrać model pracy do realnych potrzeb.
Porozmawiajmy o zakresie obsługi i sprawdźmy, które zadania warto powierzyć kancelarii.
