Sprawny obieg dokumentów zaczyna się od jasnego podziału obowiązków. Przedsiębiorca wie, czego dotyczy zakup i czy usługa została wykonana. Księgowość potrzebuje tych informacji, aby prawidłowo ująć zdarzenie. Nawet dobry program nie zastąpi wyjaśnienia celu transakcji.
Ustal jeden kanał przekazywania
Wybierzcie wspólny sposób dostarczania dokumentów: panel klienta, ustalone foldery lub inne bezpieczne narzędzie. Rozproszenie między wiadomościami, komunikatorem i papierem utrudnia kontrolę kompletności. Określcie także, gdzie trafiają dokumenty pobierane z KSeF i jak unikacie ich podwójnego przekazania.
Opisz to, czego nie widać na fakturze
Przy nietypowym zakupie dodaj krótką informację: do jakiego zlecenia służy, kto korzysta z przedmiotu i czy występuje użytek prywatny. Przy zaliczkach, zwrotach i korektach wskaż dokument pierwotny. Jeśli faktura nie opisuje rzeczywistego przebiegu transakcji, wyjaśnij sprawę przed rozliczeniem.
Pamiętaj o dokumentach innych niż faktury
Księgowość może potrzebować umów, harmonogramów leasingu, wyciągów bankowych, raportów z kas, rozliczeń pracowniczych czy informacji o środkach trwałych. Przy zmianie sposobu działania firmy poinformuj opiekuna wcześniej. Nowa sprzedaż zagraniczna lub nowy typ umowy może wymagać dodatkowych danych.
Ustal termin i procedurę braków
Wewnętrzny termin przekazania dokumentów powinien zostawiać czas na pytania. Uzgodnijcie, kto tworzy listę braków i do kiedy przedsiębiorca na nią odpowiada. Przygotuj także zastępstwo na czas urlopu osoby zbierającej dokumenty.
Krótka kontrola na koniec miesiąca
- Czy wszystkie kanały sprzedaży zostały rozliczone?
- Czy są dokumenty do płatności widocznych na rachunku?
- Czy przekazano umowy i nietypowe zdarzenia?
- Czy wyjaśniono zakupy wymagające opisu?
- Czy wiadomo, które dokumenty jeszcze nie dotarły?
Nie musisz budować rozbudowanej procedury. Jedna strona zasad i regularne sprawdzanie braków często wystarczą, żeby ograniczyć nerwowe szukanie faktur tuż przed terminem.
