Pierwszy miesiąc współpracy służy uporządkowaniu dokumentów, dostępów i kontaktu. Nie musisz znać języka księgowych. Potrzebujemy od Ciebie przede wszystkim informacji o firmie, kompletnych dokumentów i odpowiedzi na pytania. Poniżej wyjaśniamy, kto zajmuje się poszczególnymi krokami.
1. Najpierw ustalamy, co obejmuje obsługa
Opowiedz nam, co sprzedajesz, komu wystawiasz faktury i czy zatrudniasz pracowników. Powiedz również o sprzedaży za granicę, leasingu, kredycie czy zmianie poprzedniego biura. Nie musisz samodzielnie oceniać znaczenia tych informacji — wspólnie ustalimy, co wymaga uwagi.
Co robi kancelaria?
Ustalamy zakres usług, zasady kontaktu, wynagrodzenie i moment rozpoczęcia obsługi. Wyjaśniamy, które czynności mieszczą się w umowie, a które wymagają osobnego uzgodnienia. Wypełnienie kwestionariusza pomaga przygotować współpracę, ale samo w sobie nie zawiera umowy.
Co robisz Ty?
Sprawdzasz ofertę, przekazujesz poprawne dane i zgłaszasz oczekiwania. Jeśli potrzebujesz pomocy przy umowach, sprawach kadrowych lub wdrożeniu programu, powiedz o tym na początku. Nie zakładaj, że każda dodatkowa czynność jest częścią bieżącej księgowości.
2. Przygotowujesz informacje i dokumenty na start
Przekaż dokumenty, o które poprosi kancelaria, oraz informację o tym, kto prowadził dotychczasowe rozliczenia. Przy zmianie biura ustalamy, za jaki okres odpowiada poprzednie biuro, a od którego okresu pracujemy my. Dzięki temu łatwiej uniknąć luk i podwójnego wykonywania tych samych czynności.
Brak dokumentu? Napisz o tym
Nie czekaj w ciszy na brakujący plik. Wyślij krótką wiadomość: czego brakuje, za jaki okres i kiedy spodziewasz się go otrzymać. Księgowa ustali, co można zrobić dalej. Nie zgaduj danych ani nie uzupełniaj ich z pamięci.
3. Uruchamiamy uzgodnione dostępy
Za wdrożenia i konfigurację aplikacji odpowiada Krzysztof Skworcow. Księgowe nie mają uprawnień do wdrażania danych do aplikacji. Kwestie techniczne kieruj do osoby odpowiedzialnej za wdrożenie, a pytania o dokumenty i rozliczenia — do przypisanej księgowej.
Potwierdzenie działania jest ważniejsze niż samo zgłoszenie
Po nadaniu uprawnień potwierdzamy, że dostęp działa. Dopiero wtedy możesz przyjąć, że kancelaria pobiera dokumenty z uzgodnionego źródła. Nie przesyłaj nam swoich haseł, kodów SMS ani danych logowania do banku.
4. Każdy dokument trafia właściwą drogą
- KSeF: po uruchomieniu odpowiednich uprawnień sami pobieramy dokumenty do Rachmistrza GT lub Rewizora GT.
- Subiekt 123: faktury spoza KSeF pobieramy sami tylko po udostępnieniu kancelarii odpowiedniego dostępu do konta.
- Wyciągi bankowe: wysyłasz pliki PDF lub MT940 na e-mail przypisanej księgowej.
- Listy płac i dane do ich przygotowania: przekazujesz e-mailem, w terminie uzgodnionym przed naliczeniem wynagrodzeń.
- Pozostałe dokumenty: przesyłasz uzgodnionym kanałem — na e-mail lub swoje konto w Portalu Dokumentów InsERT.
Do 7. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc
To nasz termin organizacyjny przekazania dokumentów spoza KSeF. Dane potrzebne do wynagrodzeń mogą być wymagane wcześniej, zgodnie z ustaleniami. Dokumenty w Portalu Dokumentów rozdzielasz samodzielnie: różne faktury osobno, wszystkie strony jednej faktury razem. Sprawdź instrukcje w przewodniku klienta.
5. Wyjaśniamy braki, a Ty sprawdzasz podsumowanie
Księgowa może zapytać, czego dotyczy zakup albo czy otrzymaliśmy komplet dokumentów. Takie pytanie nie oznacza błędu z Twojej strony. Sam plik nie zawsze pokazuje cel transakcji i wszystkie potrzebne okoliczności.
Raporty i miesięczne wyniki
Uzgodnione raporty i miesięczne wyniki udostępniamy w Portalu Dokumentów. Sprawdzaj je i pytaj o niezrozumiałe pozycje. Informację o kwotach i terminach płatności przekazujemy zgodnie z ustalonym sposobem obsługi. Samo prowadzenie księgowości nie oznacza, że kancelaria wykonuje przelewy za firmę — odpowiedzialność za płatności trzeba jasno ustalić.
E-mail w zwykłych sprawach, telefon w nagłych
W wiadomości podaj nazwę firmy, okres i krótki opis pytania. Zadzwoń, jeśli sprawa jest nagła i wymaga szybkiej reakcji. Dokumentów księgowych ani danych pracowników nie przesyłaj przez publiczny czat AI na stronie.
6. Checklista na koniec pierwszego miesiąca
- Znam zakres umowy i osobę prowadzącą moją księgowość.
- Mam potwierdzenie uruchomienia potrzebnych dostępów.
- Wiem, które faktury kancelaria pobiera sama.
- Przekazałem pozostałe dokumenty i wyciągi bankowe.
- Zgłosiłem braki oraz odpowiedziałem na pytania księgowej.
- Ustaliłem odrębny termin przekazywania danych płacowych, jeśli zatrudniam pracowników.
- Potrafię znaleźć raporty i wiem, gdzie kierować pytania.
7. Najczęstsze pytania
Czy muszę znać księgowość?
Nie. Opisuj swoją sytuację zwykłym językiem i pytaj, gdy coś jest niejasne. Ważne są poprawne informacje i kompletne dokumenty.
Czy po podpisaniu umowy pobieracie od razu wszystkie faktury?
Nie automatycznie. Najpierw trzeba uruchomić odpowiednie dostępy i potwierdzić ich działanie. Dokumenty spoza uzgodnionych źródeł przekazujesz samodzielnie.
Co zrobić, jeśli nie umiem obsłużyć aplikacji?
Zgłoś potrzebę wdrożenia Krzysztofowi Skworcowowi przez kontakt do kancelarii. Opisz, z czym masz problem, bez przesyłania haseł.
Czy wyciągi bankowe trafiają do KSeF?
Nie pobieramy ich tą drogą. Prześlij wyciągi PDF lub MT940 e-mailem do księgowej.
Od czego zacząć współpracę?
Wypełnij kwestionariusz nowego klienta lub umów rozmowę. Przed rozpoczęciem obsługi ustalimy zakres i warunki współpracy.
Materiał ma charakter informacyjny i opisuje organizację współpracy z kancelarią. Indywidualny zakres obsługi wynika z umowy i dokonanych ustaleń.
