Nowa firma, pierwsze zlecenie za granicą i prośba kontrahenta o A1. Czy dokument można uzyskać od razu? To zależy od tego, gdzie rzeczywiście będziesz pracować. Inaczej ZUS ocenia czasowe przeniesienie działalności, a inaczej regularne świadczenie usług w kilku krajach. Poniżej wyjaśniamy, jaki wniosek wybrać, co dołączyć i jak przejść procedurę online.

Zaświadczenie A1 dla przedsiębiorcy online. Formularze, dokumenty i nowa firma
Ilustracja poglądowa przygotowana z pomocą AI.

Poradnik dla przedsiębiorców. Stan informacji: 2 listopada 2026 r. Zakres podstawowy: UE, EOG i Szwajcaria. Wyjazdy do Wielkiej Brytanii wymagają dodatkowo ustalenia właściwej podstawy koordynacji.

Co potwierdza zaświadczenie A1?

A1 wskazuje, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Dokument wydany przez ZUS potwierdza zastosowanie polskich przepisów w opisanym w nim okresie i sytuacji. Nie daje swobody wyboru kraju opłacania składek. Wniosek trzeba dopasować do rzeczywistego sposobu wykonywania pracy.

A1 nie jest pozwoleniem na pracę, certyfikatem rezydencji podatkowej ani zamiennikiem EKUZ. Odrębnie sprawdź obowiązki podatkowe, zgłoszenia wymagane w kraju wykonywania usług oraz dokumenty uprawniające do leczenia. Zaświadczenie dotyczy konkretnej osoby, więc A1 właściciela nie obejmuje automatycznie jego pracowników.

Który formularz ZUS wybrać?

Twoja sytuacja Formularz Najważniejsza kwestia
Prowadzisz działalność w Polsce i czasowo wyjeżdżasz wykonywać podobne usługi w jednym innym państwie. US-1 Rzeczywista wcześniejsza działalność w Polsce, podobny charakter usług i przewidywany wyjazd do 24 miesięcy.
Normalnie pracujesz na własny rachunek równocześnie lub naprzemiennie w co najmniej dwóch państwach. US-2 Miejsce zamieszkania, rozkład działalności i prognoza na kolejne 12 miesięcy.
Rzeczywiście wykonujesz pracę najemną w Polsce i działalność na własny rachunek za granicą. US-31 Współistnienie obu aktywności. Zatrudnienie nie może być wyłącznie pozorne ani marginalne.
Potrzebujesz indywidualnego odstępstwa od zwykłych reguł koordynacji. US-36, następnie US-34 Najpierw porozumienie wyjątkowe między właściwymi instytucjami, potem wniosek o A1 na jego podstawie.
Wykonujesz pracę wyłącznie w Polsce i potrzebujesz potwierdzenia polskiego ustawodawstwa. US-56 To nie jest formularz do czasowego wyjazdu ani regularnej pracy w kilku krajach.
Wysyłasz za granicę pracownika albo pracownik normalnie pracuje w kilku państwach. US-3 lub US-4 Są to formularze dotyczące pracy najemnej, a nie własnej działalności właściciela.

Przy pracy w kilku państwach procedurę ustalenia właściwego ustawodawstwa rozpoczyna instytucja państwa zamieszkania. Jeżeli mieszkasz faktycznie za granicą, polski meldunek i wpis w CEIDG nie przesądzają, że sprawę należy zaczynać od polskiego A1. Do ustalenia ustawodawstwa w sytuacjach z art. 13 służy także formularz US-5.

US-1: czasowe przeniesienie działalności za granicę

Ta ścieżka dotyczy osoby normalnie prowadzącej działalność w Polsce, która czasowo wyjeżdża wykonywać podobną działalność. Przewidywany okres nie może przekraczać 24 miesięcy. Liczy się rzeczywisty charakter usług, nie samo podobieństwo kodów PKD. W Polsce trzeba zachować warunki umożliwiające kontynuowanie działalności po powrocie.

ZUS wskazuje co najmniej dwa miesiące wcześniejszego prowadzenia firmy w Polsce jako typowy okres, przy czym krótsze okresy ocenia indywidualnie. Samo odczekanie dwóch miesięcy od rejestracji, bez faktycznego wykonywania działalności, nie rozwiązuje problemu.

Jakie dokumenty dołączyć do US-1?

  • Umowę o świadczenie usług za granicą lub umowę z kontrahentem zagranicznym, pozwalającą ustalić rodzaj pracy, miejsce i okres realizacji.
  • Dowody wykonywania działalności w Polsce przed wyjazdem, przede wszystkim faktury lub rachunki dotyczące rzeczywiście wykonanych usług.
  • Jeżeli podlegałeś ubezpieczeniu rolniczemu: wydane przez KRUS zaświadczenie dla potrzeb określenia ustawodawstwa właściwego.
  • US-54 i dokumenty dotyczące legalnego zamieszkania, jeżeli sprawa dotyczy obywatela państwa trzeciego i ma zastosowanie odpowiedni zakres koordynacji.

Praktycznie warto przygotować również umowy krajowe, protokoły odbioru i potwierdzenia zapłaty oraz dowody zaplecza firmy w Polsce. Mogą to być dokumenty dotyczące lokalu, wyposażenia lub uprawnień zawodowych. To przykłady dowodów dobieranych do sprawy, a nie zamknięta lista obowiązkowych załączników dla każdego przedsiębiorcy.

US-2: regularna działalność w Polsce i za granicą

Jeżeli rzeczywiście wykonujesz usługi w dwóch lub kilku państwach, ZUS ocenia cały model działalności. Przy zamieszkaniu w Polsce istotne jest wykonywanie tutaj znacznej części pracy. Kryteriami są obrót, czas pracy, liczba usług oraz dochód. Udział poniżej 25% stanowi wskazówkę, że znaczna część działalności nie jest wykonywana w danym kraju. Nie jest to prosta zasada, że jedna faktura na 25% obrotu gwarantuje A1.

Jeżeli znaczna część pracy nie przypada na państwo zamieszkania, znaczenie ma centrum zainteresowania działalności, ustalane na podstawie całokształtu okoliczności. Czynności marginalnych nie uwzględnia się przy ustalaniu ustawodawstwa. Samo wystawianie faktur lub prowadzenie księgowości w Polsce nie dowodzi, że usługi są tu wykonywane.

Jakie dokumenty przygotować do US-2?

Przy pierwszym wniosku przedstaw dane na przyszłe 12 miesięcy i dokumenty potwierdzające plan działalności w kilku państwach. Przy kolejnym wniosku dołącz także dowody z poprzednich okresów. Przydatny pakiet obejmuje:

  • Umowy i potwierdzone zamówienia na usługi wykonywane w poszczególnych krajach.
  • Harmonogram z miejscami pracy, terminami oraz przewidywaną liczbą dni lub godzin.
  • Zestawienie prognozowanych obrotów, dochodu i liczby usług, ze wskazaniem, jak obliczono podział między państwa.
  • Dokumenty wcześniejszej działalności, jeśli już istnieją, na przykład faktury i protokoły wykonania usług.
  • US-55 dla obywatela UE, EOG lub Szwajcarii, w tym obywatela Polski, albo US-54 dla obywatela państwa trzeciego. Kreator prowadzi przez odpowiedni załącznik.

US-55 dotyczy faktycznego miejsca zamieszkania i ośrodka interesów życiowych. Nie należy utożsamiać ich wyłącznie z adresem zameldowania. Przy US-54 przygotuj dokumenty odpowiadające podstawie legalnego pobytu, np. ważną kartę pobytu i decyzję, jeśli dotyczą Twojej sytuacji. Sam numer PESEL nie zastępuje udokumentowania legalnego zamieszkania.

A1 dla nowego przedsiębiorcy bez historii

Nie istnieje odrębny formularz „A1 dla nowej firmy” ani gwarantowana procedura uzyskania A1 od pierwszego dnia. Brak zamkniętego roku lub deklaracji rocznej to co innego niż brak jakiejkolwiek działalności w Polsce. Wybierz ścieżkę odpowiadającą faktom.

1. Firma działa krótko, ale ma już rzeczywiste zlecenia w Polsce

Przy czasowym wyjeździe można rozważyć US-1 i wnioskować o indywidualną ocenę krótszego okresu. Opisz chronologię: rozpoczęcie działalności, wykonane usługi, plan wyjazdu i powrót. Dołącz posiadane dowody krajowych zleceń oraz kontrakt zagraniczny. Wyjaśnij, jakie zaplecze zachowujesz w Polsce. Nie deklaruj nieistniejących faktur ani fikcyjnych okresów pracy. Krótsza historia wymaga oceny ZUS, a nie obietnicy pośrednika.

2. Od początku planujesz regularne usługi w co najmniej dwóch krajach

Możliwa jest ocena na podstawie US-2 i wiarygodnej prognozy. Przy pierwszym wniosku ZUS przewiduje przedstawienie danych dotyczących przyszłych 12 miesięcy. Nie musisz więc tworzyć nieistniejącej historii rocznej. Potrzebujesz jednak konkretnych podstaw prognozy: umów, zamówień, harmonogramu i realistycznego podziału pracy. Samo zapewnienie „czasami będę pracować w Polsce” jest znacznie słabsze od udokumentowanego planu.

3. Rejestrujesz firmę w Polsce, ale wszystkie usługi od początku wykonujesz za granicą

W takim układzie sam wpis do CEIDG, polski rachunek bankowy lub polska księgowa nie tworzą prawa do polskiego A1. Trzeba ustalić ustawodawstwo wynikające z miejsca i sposobu wykonywania działalności. Nie należy wybierać US-2 tylko po to, żeby ominąć brak wcześniejszej działalności wymaganej przy US-1. Może okazać się konieczne objęcie systemem państwa wykonywania pracy.

4. Równolegle naprawdę pracujesz na etacie w Polsce

Warto sprawdzić US-31. Przygotuj dokumenty potwierdzające rzeczywistą pracę najemną w Polsce oraz usługi za granicą, plan na kolejne 12 miesięcy, a gdy działalność jest zarejestrowana za granicą, również potwierdzenie tej rejestracji. Sam kontrakt z polskim pracodawcą nie wystarcza, jeśli pracę faktycznie wykonujesz w innym kraju. Zatrudnienie pozorne lub marginalne nie stanowi bezpiecznej podstawy tej ścieżki.

5. Zwykłe reguły nie pozwalają pozostać w polskim systemie

Można przeanalizować wniosek US-36 o porozumienie wyjątkowe. Wymaga on uzasadnienia i uzgodnienia między właściwymi instytucjami. Przygotuj opis sytuacji, okres, państwo pracy, przyczynę ubiegania się o wyjątek i dokumenty potwierdzające fakty. Dopiero po zawarciu odpowiedniego porozumienia składa się US-34, dołączając dokument potwierdzający zgodę. To rozwiązanie uznaniowe, bez gwarancji wyniku i terminu, a nie automatyczny sposób na brak historii firmy.

Co z ulgą na start?

Przy uldze na start przedsiębiorca co do zasady podlega z działalności ubezpieczeniu zdrowotnemu, bez ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie i wybraną ulgę trzeba ujawnić przy analizie sprawy A1. Nie należy utożsamiać zasad krajowej ulgi z regułami ustalania ustawodawstwa w sytuacji międzynarodowej. Sama rezygnacja z ulgi nie zastąpi rzeczywistej działalności w Polsce ani nie gwarantuje A1. Przed zmianą zgłoszenia warto ustalić jej cel i koszty w konkretnej sytuacji.

Jak złożyć wniosek A1 online krok po kroku?

  1. Zaloguj się do PUE/eZUS. Wybierz profil, w którym działasz jako przedsiębiorca albo upoważniony pełnomocnik.
  2. Otwórz Katalog usług. Wyszukaj US-1 lub US-2. Możesz też wybrać „Kreatory wniosków”, a następnie kreator zaświadczenia A1.
  3. Wskaż osobę prowadzącą działalność. Uzupełnij okres i państwa pracy. W kreatorze wariant jednego państwa prowadzi do US-1, a kilku państw do US-2. Wybór musi odpowiadać właściwej podstawie wniosku.
  4. Sprawdź dane i opisz działalność. Uzupełnij adresy, charakter usług, miejsca pracy oraz informacje wymagane dla wybranej ścieżki.
  5. Wypełnij właściwe informacje dodatkowe. Dotyczy to m.in. US-54 lub US-55, jeśli są wymagane w Twojej sprawie.
  6. Dodaj załączniki w podsumowaniu. Nazwij je czytelnie, np. „Umowa Niemcy” i „Harmonogram pracy”. Sprawdź zgodność dat oraz kwot.
  7. Podpisz i wyślij. Wybierz dostępną metodę podpisu elektronicznego. Samo zapisanie formularza nie oznacza wysyłki.
  8. Zachowaj potwierdzenie i odbierz odpowiedź. Monitoruj korespondencję oraz wezwania. Podpisz UPD, jeżeli system tego wymaga. Pobierz wystawione A1 i sprawdź okres oraz dane.

US-31, US-34, US-36 i US-56 wyszukuje się według ich symbolu w katalogu usług. Nie wszystkie są obsługiwane przez wspólny kreator US-1 do US-4. Nazwy i układ ekranów mogą zmieniać się wraz z aktualizacjami eZUS.

Ile trwa wydanie A1 i co zrobić po odmowie?

ZUS podaje wydanie niezwłoczne, gdy posiada komplet informacji i nie ma wątpliwości. Przy postępowaniu wyjaśniającym wskazuje miesiąc, a w sprawie szczególnie skomplikowanej dwa miesiące. Nie traktuj tego jako gwarancji otrzymania dokumentu przed konkretnym wyjazdem, zwłaszcza gdy trzeba uzupełnić dowody albo uzgodnić sprawę z instytucją zagraniczną.

Wniosek A1 składa się elektronicznie. Dokument jest udostępniany na profilu eZUS; można go także wydrukować. Odmowa następuje w formie decyzji. Przeczytaj jej uzasadnienie i pouczenie o odwołaniu. Ponowny formularz z innym opisem tych samych faktów nie zastępuje prawidłowego wyjaśnienia sprawy.

Co przekazać księgowej przed przygotowaniem wniosku?

Przygotuj dane identyfikacyjne firmy i właściciela, obywatelstwo, rzeczywiste miejsce zamieszkania, datę rozpoczęcia lub wznowienia działalności, informacje o zgłoszeniu do ubezpieczeń i innych aktywnościach zawodowych. Dołącz kontrakty, miejsca oraz daty pracy, dokumenty krajowych usług, plan kolejnych 12 miesięcy i poprzednie A1, jeśli je posiadasz.

Jeżeli sprawę prowadzi pełnomocnik, zadbaj o odpowiednie umocowanie, zwykle na formularzu PEL, oraz dostęp do właściwego profilu. Nie przekazuj księgowej swojego hasła ani kodów logowania. Dokumenty zawierające dane osobowe przesyłaj uzgodnionym bezpiecznym kanałem.

Pomoc przy A1 w KBR Choszczno

Planujesz pierwsze zlecenie za granicą albo łączysz działalność w Polsce i w innym kraju? Skontaktuj się z Kancelarią Biegłych Rewidentów Choszczno. Uzgodnimy zakres konsultacji, przeanalizujemy sposób wykonywania pracy i pomożemy uporządkować dokumenty do właściwego wniosku. O zastosowaniu ustawodawstwa i wydaniu A1 rozstrzyga właściwa instytucja.

Źródła i podstawy